La CNIL élabore une norme simplifiée sur la gestion de l'état civil par les communes

La CNIL rappelle dans sa lettre d’information de juillet-août 2004, qu’elle a adopté le 24 juin dernier une norme simplifiée sur la gestion de l’état civil par les communes. Selon la Commission, ce texte permet aux mairies de déclarer « de façon plus simple et plus rapide » les traitements courants en matière d’état civil. La CNIL ajoute une nouvelle norme simplifiée aux 13 normes simplifiées déjà applicables aux collectivités locales. L’état civil constitue, en effet, une des dernières matières de gestion courante dans les communes, encadrée de surcroît par l’Instruction générale relative à l’état civil qui constitue à la fois un rappel des règles du code civil, d’un certain nombre d’actes législatifs ou réglementaires et une explicitation de ces règles. La norme simplifiée rappelle toutefois un certain nombre de prescriptions et d’obligations auxquelles doivent satisfaire les traitements informatiques pour en bénéficier. La norme simplifiée vise toutes les utilisations courantes des fichiers d’état civil mis en place dans les mairies. Elle marque aussi la volonté de la Commission de prendre en compte les évolutions techniques récentes : numérisation des actes de l’état civil ; signature électronique, échanges de mentions marginales par Internet, par exemple, et celles à venir (actes authentiques dématérialisés). Les finalités prévues à l’article 2 de la norme font donc référence à ces aspects. La CNIL rappelle aussi la nécessité d’adopter des mesures de sécurité garantissant la confidentialité des données d’état civil, notamment contrôler les accès à l’application pour la réserver aux seuls fonctionnaires de l’état civil. La norme simplifiée exclut, en revanche, tout échange de données ou interconnexion ayant pour finalité de transmettre des informations d’état civil à d’autres organismes. La durée de conservation des données transmises à l’INSEE (celles destinées à l’acte lui-même et celles destinées aux traitements de l’INSEE) est limitée à six mois après leur transmission. Cette prescription conduira les prestataires à reconfigurer leurs logiciels pour respecter ce point. Plusieurs logiciels actuellement commercialisés permettent, de façon plus ou moins organisée, de conserver les données relatives à l’identification des demandeurs d’extraits ou de copies d’actes d’état civil. La CNIL est favorable à cette pratique et recommande à cet effet la conservation des informations relatives au demandeur de l’extrait ou de la copie de l’acte de l’état civil (nom, prénom, qualité, adresse, date, type d’acte demandé), dans le but de gérer un éventuel contentieux et pour une durée maximale d’un an. La CNIL considère que les informations recueillies pour assurer la tenue des registres de l’état civil ne peuvent être utilisées à d’autres fins que si les personnes concernées ont eu la possibilité de s’y opposer lors de la collecte des informations. L’utilisation d’outils de requêtes informatiques permettant d’utiliser le fichier d’état civil pour faire des tris sur n’importe quel champ présent dans le logiciel existe et se développe. Seules les requêtes correspondant aux finalités prévues dans la norme simplifiée sont possibles. La mise en place d’autres requêtes devra être soumise à l’appréciation de la Commission dans le cadre de la procédure d’une demande d’avis.c=http://www.

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